Location de véhicules et conducteurs

Qui peut conduire, comment fonctionne la vérification du permis, l'âge minimum, les dérogations administrateur et ce que voit le client.

Lorsqu'un service loue un véhicule, ServEase vérifie les personnes indiquées sur la réservation avant de l'accepter.

Cet article dit conducteur parce que c'est le mot par défaut pour les personnes qui conduisent un véhicule loué. Si vous avez choisi vos propres mots — par exemple Pilotes —, ce sont les vôtres que voient les clients, les pages de réservation et les e-mails ; voir Les mots que voient les clients. Les vérifications ci-dessous restent les mêmes, quel que soit le nom que vous leur donnez.

Qui peut être conducteur

Un conducteur doit être un bénéficiaire de type personne rattaché au client de la réservation, et il doit être toujours actif.

Un bénéficiaire de type véhicule ne peut jamais conduire. Les véhicules restent utiles comme objet d'autres services, par exemple un nettoyage ou une révision, mais louer un véhicule exige une personne au volant.
Un bénéficiaire appartenant à un autre client, ou supprimé, ne peut pas conduire non plus.

Cette vérification passe en premier, avant toute donnée de permis. Aucun enregistrement de permis, aucune confirmation et aucune dérogation ne transforme un bénéficiaire non éligible en conducteur.

Données du permis de conduire

Chaque bénéficiaire de type personne peut avoir un enregistrement de permis : les catégories détenues et les dates de validité. Les administrateurs le gèrent depuis le bénéficiaire, et les clients peuvent tenir le leur à jour dans le Portail client.

ServEase n'affiche jamais de numéro de permis, de document ni de photo, car il n'en collecte pas.

Vérification du permis

Quand la réservation porte sur un véhicule exigeant une catégorie, chaque conducteur sélectionné reçoit un résultat :

Résultat	Signification
Prêt	Le conducteur détient la catégorie exigée, valide à la date de la réservation
Données manquantes	Aucun enregistrement de permis pour ce conducteur
Expiré	Le permis s'est terminé avant la date de la réservation
Pas encore valide	Le permis commence après la date de la réservation
Catégorie incompatible	Les catégories du conducteur n'incluent pas celle exigée
Dérogation accordée	Un administrateur a autorisé la réservation malgré le résultat

La validité est appréciée à la date de la réservation dans le fuseau horaire de votre espace : une réservation n'est donc jamais refusée parce qu'un autre fuseau est déjà passé au lendemain.

Si une réservation est refusée à cause du permis, la revue indique quel conducteur la bloque : vous pouvez corriger son enregistrement ou accorder une dérogation sans chercher.

Âge minimum du conducteur

Un véhicule peut aussi exiger un âge minimum. Chaque conducteur sélectionné doit l'avoir atteint à la date de la réservation. La vérification a lieu à la création de la réservation et lors d'un report.

Accorder une dérogation (administrateurs)

Un administrateur disposant de l'autorisation dédiée peut laisser une réservation aboutir malgré un résultat bloquant.

Un motif est obligatoire et reste enregistré avec la réservation : qui a autorisé, et pourquoi.
La dérogation ne vaut que pour cette réservation. Elle ne modifie, ne valide et ne corrige jamais l'enregistrement du conducteur.
Elle ne peut viser qu'un conducteur réellement sélectionné sur cette réservation, une seule fois par conducteur.
La revue montre l'effet avant validation ; l'enregistrement n'est écrit qu'à la création de la réservation.

Prix de la location et caution

Le temps de location est compté à l'heure ou au jour — les nouveaux services de véhicule démarrent sur Au jour — et les conducteurs supplémentaires peuvent entraîner un supplément — voir Tarification à l'heure, au jour et à la nuit. Pour demander une caution aux clients, ajoutez des Instructions de caution au service : ServEase affiche votre texte mais ne perçoit, ne conserve ni ne rembourse la caution — voir Instructions de caution. Une réservation de véhicule peut aussi être prolongée ; seul le temps ajouté est facturé.

Ce que voit le client

Les clients voient les exigences en langage clair : catégorie de permis nécessaire, âge minimum, forfait kilométrique ou kilométrage illimité. Ils ne voient jamais de données internes de règles ni d'identifiants. Lorsque rien ne s'applique, rien n'est affiché.