Prolonger une réservation

Les administrateurs peuvent prolonger une réservation sans la reprogrammer : le début ne bouge pas et la fin est repoussée. Ouvrez la réservation, allez dans Planning et détails et utilisez la section Prolonger la réservation. Elle ne s'affiche pas sur les réservations annulées ou terminées.

Une prolongation ne modifie jamais que la période ajoutée. Tout ce que le client avait déjà réservé, et tout ce qui a déjà été payé, reste en l'état.

Ce que coûte le temps ajouté

• Seule la période ajoutée est facturée. Le prix de la période déjà réservée appartient à l'historique et n'est jamais recalculé.
• C'est le tarif actuel qui s'applique. La période ajoutée est facturée au tarif dont votre service dispose aujourd'hui — celui que vous voyez dans l'aperçu — et non au tarif en vigueur lors de la création de la réservation.
• Des unités entières. Le temps est facturé dans l'unité de tarification de votre service, et toute unité commencée est facturée en entier. Voir Tarification à l'heure, au jour et à la nuit pour le décompte de chaque unité.

Exemples chiffrés

Deux autres cas où la prolongation change l'horaire mais n'ajoute aucun frais :

• Un séjour qui contient déjà le temps supplémentaire, par exemple une prolongation de quelques heures qui ne fait pas franchir une nuit de plus.
• Un service horaire assuré par une équipe et facturé par personne : son prix dépend du nombre de personnes réservées, pas de la durée de la réservation.

Lorsqu'une prolongation n'ajoute aucun frais, elle est appliquée immédiatement.

Ce qui est ajouté — et ce qui ne l'est pas

La période ajoutée peut comporter :

• Le tarif de base du temps ajouté.
• Les suppléments par unité ou en pourcentage pour les personnes supplémentaires — le supplément conducteur ou voyageur supplémentaire, lorsque le service en prévoit un et que la réservation compte plus de personnes que le service n'en inclut. Ils ne sont facturés que pour la période ajoutée.

La période ajoutée ne reprend pas :

• Les frais ponctuels (fixes). Des frais facturés une seule fois pour la réservation ne le sont pas une deuxième fois.
• L'offre de lancement, la remise sur le service et le code promo. Ils ont servi à tarifer la réservation d'origine et ne s'appliquent pas au temps ajouté ; un code promo n'est pas consommé une seconde fois.
• Les extras, les frais de déplacement et les instructions de caution. Ils ne dépendent pas de la durée de la réservation : une prolongation ne les change donc pas.

D'abord l'aperçu, ensuite la confirmation

1. Choisissez une prolongation rapide (par exemple +30 min, +1 h, ou des jours entiers pour les séjours à la nuit) ou Personnalisé.
2. ServEase calcule d'abord l'effet commercial. Si le temps supplémentaire n'ajoute aucun frais, la réservation est prolongée et vous voyez Réservation prolongée.
3. S'il ajoute des frais, la fenêtre Confirmer les frais supplémentaires s'ouvre. Elle affiche la Fin actuelle, la Nouvelle fin et la Période ajoutée, puis le détail ligne par ligne des Frais pour la période ajoutée, le Total de la réservation et le Reste à payer (chacun sous la forme « avant → après »).
4. Elle précise aussi que la période ajoutée est facturée au tarif actuel et que le prix déjà réservé n'est pas modifié, et elle liste ce qui n'a pas été appliqué à la période ajoutée.
5. Rien ne change tant que vous n'avez pas cliqué sur Confirmer la prolongation. Annuler laisse la réservation exactement en l'état.

Si le prix a changé pendant votre vérification

La confirmation que vous donnez porte exactement sur ce que vous avez vérifié. Si quelque chose change avant votre confirmation — un paiement arrive, quelqu'un d'autre prolonge la réservation, ou le prix est modifié — la prolongation n'est pas enregistrée. La fenêtre se rouvre avec les chiffres mis à jour et un message : La réservation ou son prix a changé pendant votre vérification. Consultez les informations mises à jour et confirmez de nouveau. Vérifiez les nouveaux montants et cliquez de nouveau sur Confirmer la prolongation. Si le changement fait que la prolongation n'ajoute plus de frais, il vous est demandé de choisir à nouveau la prolongation.

Ce qui se passe pour le paiement

La phrase de règlement affichée dans la fenêtre de confirmation indique le cas qui s'applique.

Les paiements sont la trace de ce qui s'est réellement passé : une prolongation n'en modifie et n'en remplace donc jamais aucun. Les nouveaux frais viennent simplement s'ajouter aux frais et au reste à payer de la réservation.

Quand une prolongation ne peut pas être appliquée automatiquement

Dans quelques cas, le temps ajouté entraînerait des frais que ServEase ne peut pas régler à votre place. La fenêtre indique alors Cette prolongation ne peut pas être appliquée automatiquement et Rien n'a été modifié — la réservation conserve son heure de fin actuelle et rien n'est facturé.

• Payée avec un bon de service. Un bon de service ne couvre que la période réservée : du temps supplémentaire entraînant des frais ne peut pas être réglé avec lui. Voir Bons de service.
• Couverte par un abonnement. ServEase ne peut pas confirmer qu'une réservation plus longue reste incluse dans l'abonnement.
• Pas de frais principaux émis par le système. La réservation a été facturée manuellement, ou ne l'a pas encore été : il n'existe donc pas de frais auxquels ajouter le temps supplémentaire.

Les prolongations qui n'ajoutent aucun frais ne sont bloquées par aucun de ces cas : elles se déroulent normalement.

Bon à savoir

• Prolonger est une action réservée aux administrateurs.
• Une prolongation ne peut jamais chevaucher une autre réservation de la même équipe ou de la même ressource (temps de remise en état de la ressource compris). Déplacez ou annulez d'abord la réservation en conflit.
• Les disponibilités et les pages publiques de réservation reflètent automatiquement la réservation allongée.

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